Configurar plantillas de recordatorios y enviar cobros
Activa plantillas de recordatorio, personaliza el mensaje y envía cobros por WhatsApp o email — individual o masivo.
Parte 1: Configurar las plantillas (una sola vez)
Menú: Finanzas → Plantillas
Paso 1 — Revisar las plantillas disponibles
La página muestra las plantillas organizadas por tipo:
| Tipo | Cuándo se usa |
|---|---|
| Recordatorio Previo | Días antes de que venza el pago |
| Día de Vencimiento | El mismo día que vence |
| Mora / Vencido | Cuando ya pasó la fecha de pago |
| Pago Confirmado | Cuando recibes un pago |
| Abono Recibido | Cuando recibes un pago parcial |
Cada tipo tiene varias variantes (amigable, corto, formal). Todas vienen preconfiguradas.
Paso 2 — Activar o desactivar plantillas
Cada plantilla tiene un switch a la derecha. Solo las plantillas activas aparecerán como opción en Recordatorios.
Paso 3 — Personalizar un mensaje (opcional)
- Haz clic en 'Editar' en cualquier plantilla
- Modifica el texto usando variables que se reemplazan automáticamente
- Haz clic en 'Vista Previa' para ver con datos de ejemplo
- Haz clic en 'Guardar'
Variables disponibles
| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
| {{nombre_padre}} | Nombre del acudiente |
| {{nombre_atleta}} | Nombre del deportista |
| {{monto}} | Valor del pago (ej: $150.000) |
| {{fecha_vencimiento}} | Fecha límite de pago |
| {{dias_mora}} | Días vencidos |
| {{nombre_escuela}} | Nombre de tu academia |
| {{link_pago}} | Link para pagar online |
| {{equipo}} | Equipo o programa |
| {{plan}} | Plan contratado |
| {{banco}} | Datos bancarios de la escuela |
| {{nequi}} | Número de Nequi de la escuela |
Si quieres volver al mensaje original, haz clic en 'Restaurar'. Las plantillas preconfiguradas están probadas en cientos de academias — solo personaliza si tienes un motivo claro.
Parte 2: Enviar recordatorios
Menú: Finanzas → Recordatorios
Paso 1 — Ver pagos pendientes
La página carga automáticamente todos los pagos pendientes y vencidos. Verás tarjetas resumen (contactos, pendientes, vencidos, monto total) y una tabla con cada pago.
Paso 2 — Filtrar (opcional)
- Por estado: Todos / Pendientes / Vencidos
- Por plan: filtra por un plan específico
Paso 3 — Elegir plantilla
- 'Plantilla automática' (por defecto): el sistema elige según el estado — Recordatorio Previo, Día de Vencimiento o Mora
- Plantilla específica: abre el dropdown y selecciona la que quieras
Paso 4 — Enviar por WhatsApp (individual)
- Haz clic en el ícono de WhatsApp al lado de cualquier pago
- Se abre WhatsApp Web con el mensaje ya escrito
- Solo dale 'Enviar' en WhatsApp
Paso 5 — Enviar por Email (selección)
- Selecciona los pagos con checkboxes (o todos con el checkbox del encabezado)
- Haz clic en 'Enviar (X)' — envía email a todos los seleccionados con email registrado
- Verás resumen de cuántos se enviaron
Paso 6 — Enviar todos por email (masivo)
Haz clic en 'Enviar todos por email' — envía recordatorio a TODOS los padres con pagos pendientes de una sola vez.
¿Quieres automatizar todo esto con WhatsApp AI?
Con WhatsApp AI los recordatorios se mandan solos. Sin clicks. Sin olvidos.
Ver cómo funciona¿Te sirvió este artículo?